尊敬的托尼： 我们的阶层委员会最近一直在进行一些奇怪的活动，如如何召开理事会会议并向业主报告决策。 我们的章程具有与相机内通话时间相关的异常条件。章程规定，必须记录摄像机内的会议记录，并将其保存在秘密的地方，除非有法院下达了释放的命令。这不是使我们的分公司有大量的冲突或使其面临诉讼的可能吗？ 我们的业主开始怀疑我们的阶层委员会是否在每个业主上保存秘密文件，因为最近的一些有关过去业主的信息已经被披露在会议记录中。 维多利亚·马丁·C 亲爱的马丁：您的阶层公司和业主有两个不同的问题。首先是相机内会议是否导致会议记录，以及如何存储或访问这些会议记录。第二个是个人信息的收集以及如何管理以及个人是否有权使用其个人信息。 根据《 Strata财产法》标准附表，有几次提及理事会会议记录的内容，但没有直接认可摄像机内的诉讼程序或进行方式。请记住，这些是适用于各阶层公司的标准章程，除非已对其进行了修订。 理事会会议可以亲自召开或通过电子方式召开，前提是每个人都可以沟通。一个常见的例子是电话会议或Skype会议。 业主有权以观察员身份参加会议，除非会议是听证会或与违反规章制度有关的事项或其他可能无理干扰个人隐私的事项，并且必须在会议记录中记录投票结果。 观察员的缺席表明阶层委员会可能举行“摄像机内”会议以保护个人信息。机内摄影机意味着有场会议是不公开的，没有观察员，并且仅限于理事会决定的与会人员。 当阶层委员会确定是时候在机内移动时，会议记录将显示时间和可能的原因。召开摄像头会议，理事会讨论此事，然后退出摄像头会议。 例如：市议会在晚上8:45将相机移至摄影机内，以解决业主要求的章程投诉听证会。下午9:15，相机内会议被终止。理事会确定第18层地段违反了章程，并处以200美元的罚款。 试图保护摄像机内会议记录的附则的风险在于，它们可能不符合该法案第35条要求披露信息的规定，并且附则不能根据法院命令的要求限制访问这些记录，因为也可以由仲裁员或民事解决方案法庭下令遵守该法案。 此外，该章程现在表明理事会正在记录会议纪要，并收集有关所有者，租户或居住者的信息，他们将这些信息秘密保存并阻止访问。根据《个人信息保护法》，如果组织收集有关某人的信息，则该人有权访问其个人信息。 如果您的阶层委员会收集或保留了与所有者，租户或占用者有关的信息，而不论您的章程如何，则您必须根据他们的要求将收集的信息提供给该人。这将包括在Strata公司的任何分钟内与该人有关的信息。 这就是为什么各阶层公司必须制定隐私政策并任命隐私官的原因之一。 地层公司经常将会议记录和决策与业主提供的信息相混淆，以协助理事会做出决策。可能会要求您的分层公司从所有者那里收集有关需要住宿的财务困难或医疗状况的信息。在相机内会议上讨论此信息的内容无需花费几分钟；但是，如果提出质疑，这些文件可能会为理事会提供捍卫其决定所必需的信息。 请勿成为滥用相机内记录来向老板隐瞒业务的理事会。保护隐私，在相机内讨论问题，并在每个人都可以访问的会议记录中记录您的决定。 ©2019 Postmedia Network Inc.